Un formulario en office es muy útil en diversas ocasiones por su sencillez, su optimización y su rapidez en crearlo. Sin embargo, algunos no saben cómo hacer formularios en Office 365.
Por eso, a continuación te diremos el paso a paso de cómo hacerlo.
Ir a la sección ‘‘Mis Formularios’’ y hacer clic en ‘‘Nuevo Formulario’’ para empezar a crearlo.
Escribir un título y subtítulos para el formulario, esto es opcional. Los nombres tienen alrededor de 900 caracteres y los subtítulos 1000 caracteres.
Seleccionar ‘‘Agregar pregunta’’ para añadir una pregunta al formulario y escoger entre las preguntas de alternativa, clasificación, texto o fecha. También, se puede elegir la opción ‘‘Más tipos de preguntas en lista desplegable’’ para ver todas las preguntas que hay. Luego, seleccionar ‘‘Sección’’ para poder organizar todas las preguntas.
El formulario se irá guardando de forma automática mientras se va creando.
Para hacer preguntas tipo test, se escribe el texto en la pregunta y en cada una de las opciones.
Ahora bien, para colocar más opciones debes:
Hacer clic en Agregar opción > Agregar opción ‘‘Otra’’ para que el texto muestre Otra opción.
Si deseas eliminar alguna opción debes seleccionar el botón de la papelera que se encuentra al lado de la opción. Además, puedes hacer que alguna pregunta sea obligatoria o permitir múltiples opciones cambiando en la sección de configuración en su parte inferior.
Para que las opciones del formulario en Office 365 se ordenen de forma aleatoria al mostrarse a los usuarios, se deber ir a ‘‘Configuraciones’’ para seleccionar el ‘‘Botón más opciones de preguntas’’, luego, hacer clic en ‘‘Opciones de ordenación aleatoria’’.
En algunas preguntas de opción aparecen sugerencias automáticas.
Hacer clic en esas sugerencias para que aparezcan como opciones.
Si quieres colocar más preguntas al formulario se debe hacer clic en ‘‘Más preguntas’’, y para las preguntas del textos, se selecciona ‘‘Respuesta larga’’ para que aparezcan cuadros de textos más grandes en el formulario.
Las preguntas que están en el texto permiten establecer restricciones para establecer números y respuestas. Hacer clic en ‘‘Más configuraciones’’ y seleccionar la opción ‘‘Restricciones’’. También, se restringen los números seleccionados que hay en las diferentes opciones.
Al terminar el formulario, se puede observar como quedó en la vista previa. Esta opción se encuentra en la parte superior de la ventana, y están dos opciones que son observar el formulario en formato móvil o PC.
Además, prueba el formulario llenando las respuestas de cada pregunta en la vista previa y haciendo clic en ‘‘Enviar’’.
Ver la información del formulario
En la parte de arriba, se observan los datos del resumen sobre tu formulario, con el tiempo en el que lo completaron, el número de las respuestas, el estado actual y la cantidad de personas que lo llenaron.
Al lado de cada pregunta aparecerá el número de respuestas y un gráfico con el desglose de todas ellas. Luego, debes hacer lo siguiente:
Comprobar los datos de las respuestas de cada pregunta
Para hacerlo, haz clic en ‘‘Ver resultados’’ y observa los resultados de cada persona que respondió, el tiempo que le tomó y opciones que seleccionó. Para ver los resultados de otra persona, dirígete a la fecha que está al lado de cada nombre.
Exportar los resultados
Logras ver todos los resultados de las respuestas del cuestionario en un formulario Microsoft Excel, debes hacer clic en abrir Excel y en la pestaña de respuestas para poder capturar en un instante todos los datos.
Ventajas de los formularios en office 365
Crear formularios en office 365 tiene muchas ventajas tanto en los diseños de los cuestionarios como en los formularios, son:
Además, de todas las aplicaciones que tiene Office 365, funciona muy bien con SharePoint. Esto permite incrustar formularios de admisión o los resultados.
Estos formularios también se consiguen integrar con Power Automate, esto quiere decir, que se toma la entrada del formulario, se lleva al proceso del negocio y se llenan los datos de SharePoint.
Preguntas frecuentes
¿Cómo crear formularios en Office 365 paso a paso?
Para crear formularios en Office 365, primero accede a ‘Mis Formularios’ y selecciona ‘Nuevo Formulario’. Luego, añade un título y subtítulos si lo deseas. Continúa agregando preguntas usando la opción ‘Agregar pregunta’, eligiendo entre tipos como alternativa, texto o fecha. El formulario se guarda automáticamente mientras lo creas.
¿Cómo añadir y gestionar opciones en formularios de Office 365?
Para añadir más opciones en un formulario de Office 365, haz clic en ‘Agregar opción’ y luego en ‘Agregar opción Otra’ para permitir respuestas personalizadas. Puedes eliminar opciones usando el icono de papelera al lado de cada opción. También puedes configurar preguntas obligatorias o permitir múltiples respuestas desde la sección de configuración.
¿Cómo ordenar aleatoriamente las opciones en un formulario de Office 365?
Para ordenar las opciones de forma aleatoria en un formulario de Office 365, ve a la sección ‘Configuraciones’ y selecciona ‘Más opciones de preguntas’. Allí, activa la opción ‘Opciones de ordenación aleatoria’ para que las opciones se muestren en un orden diferente para cada usuario.
¿Qué tipos de preguntas se pueden incluir en un formulario de Office 365?
En un formulario de Office 365 puedes incluir preguntas de diferentes tipos, como alternativa, clasificación, texto y fecha. Además, puedes usar preguntas tipo test con varias opciones, secciones para organizar las preguntas y aprovechar las sugerencias automáticas que aparecen en algunas preguntas para facilitar la creación.
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